Comprendre les services et la génération des tâches
Ce que « activer un service » veut vraiment dire : comment ComptaFlow transforme le profil d'un client en tâches datées, et pourquoi le cabinet y gagne.
Le problème que les services résolvent
Un cabinet comptable typique suit ses obligations dans une dizaine de classeurs Excel séparés : un pour les T2, un pour la TPS/TVQ, un pour la paie, un pour les impôts personnels. Cette dispersion crée trois risques de gestion : personne ne voit qu'une tâche n'est à personne, on ne sait pas ce qui attend après le client, et aucune vue d'ensemble ne montre ce qui est en retard ou ce qui s'en vient.
Dans ComptaFlow, le service est la réponse à ce problème. Un service représente une obligation récurrente qu'un client vous confie (déclaration TPS/TVQ, retenues à la source, T2, tenue de livres). Activer un service pour un client, c'est déclarer : « ce client doit produire ceci, à cette fréquence ». Tout le reste (les tâches, les échéances, le Suivi, le calendrier) découle de cette déclaration.
Le catalogue : le menu d'obligations du cabinet
Le catalogue de services part d'une base québécoise commune : les services que les cabinets d'ici offrent réellement, regroupés par catégories (comptabilité, taxes de vente, paie, fiscalité des particuliers, fin d'exercice, etc.).
Votre cabinet peut l'adapter sans le casser :
- Personnalisable : le nom affiché, la catégorie, l'ordre d'affichage, la visibilité (masquer un service que vous n'offrez pas), et le modèle de liste de contrôle attaché aux tâches générées.
- Non personnalisable : le code interne du service et ses fréquences permises. C'est voulu : ces champs déterminent le calcul des échéances, et les garder communs garantit que les dates restent justes pour tout le monde.
Un service masqué disparaît des écrans de travail, mais reste dans le catalogue de gestion; vous pouvez le réactiver plus tard.
Comment les tâches se génèrent
Quand un service est actif pour un client, le système matérialise les tâches vers l'avant seulement, en fenêtre glissante : environ 1 occurrence à venir pour un service annuel, 2 pour un trimestriel, 3 pour un mensuel (la paie a ses propres fenêtres par cadence de paie). Chaque nuit, la génération avance la fenêtre : quand une période se termine, la suivante apparaît.
Deux conséquences pratiques :
- Rien ne se génère dans le passé. Activer un service aujourd'hui ne crée pas rétroactivement les périodes échues. Si vous reprenez un client en cours d'année, vous créez le rattrapage vous-même : le dialogue de nouvelle tâche liste les périodes écoulées (jusqu'à 5 ans en arrière) avec leurs vraies échéances, et créer une période passée n'inscrit jamais le client à la génération automatique.
- Une échéance n'attend pas la précédente. La génération est pilotée par les dates : une tâche en retard ne bloque pas l'apparition de la suivante.
Chaque tâche générée arrive avec sa liste de contrôle (celle du modèle du service), son échéance calculée (voir comment les échéances sont calculées) et son responsable : celui défini au niveau du service pour ce client. Assigner le service, c'est assigner d'avance toutes ses tâches.
Ce que le cabinet y gagne
- Rien n'échappe : chaque obligation active produit sa tâche datée, générée par le système et non par la mémoire de quelqu'un.
- Responsabilité claire : le responsable est défini au niveau du service; chaque tâche naît assignée.
- Uniformité : les listes de contrôle standardisent la façon de faire du cabinet, peu importe qui exécute.
- Une seule source : le profil de services du client remplace les classeurs parallèles; le Suivi et le calendrier lisent les mêmes tâches.
Pour passer à l'action
- Configurer votre cabinet : ajuster le catalogue, les listes de contrôle et les permissions.
- Générer les tâches de conformité d'un client : activer les services d'un client, étape par étape.
- Travailler mes tâches au quotidien : le tableau où ces tâches aboutissent.