Comprendre le Suivi : la conformité vue par service
Pourquoi le Suivi existe, ce que chaque ligne représente vraiment, et comment il remplace les classeurs de suivi que les cabinets tenaient à la main.
D'où vient le Suivi
Avant ComptaFlow, le suivi de conformité d'un cabinet vivait dans des classeurs dédiés : Suivi_T2.xlsx pour l'impôt des sociétés, client_TPS_TVQ_DAS.xlsx pour les taxes et les retenues, Suivi_Tenue_de_livre.xlsx pour la tenue de livres mensuelle. Chaque classeur répondait à la même question pour un service donné : où en est chaque client?
Le Suivi est la version vivante de ces classeurs : une grille par service, alimentée automatiquement par les tâches générées, jamais recopiée à la main. Là où le tableau des Tâches répond à « qu'est-ce que JE fais aujourd'hui? », le Suivi répond à « où en est LE CABINET sur ce service? ».
Ce qu'une ligne veut dire
Par défaut, le Suivi affiche une ligne par client pour le service consulté : son instance ouverte la plus proche de l'échéance (le choix est déterministe, toujours le même pour les mêmes données). Vous y voyez l'échéance, le statut dans votre flux de travail, la progression de la liste de contrôle et le responsable de la tâche.
Le mode retards change la maille : chaque période ouverte en retard devient sa propre ligne. Un client qui doit trois déclarations TPS/TVQ en retard occupe trois lignes; l'arriéré devient visible et chiffrable au lieu de se cacher derrière « en retard ».
Comment les services se regroupent
Les grilles du Suivi se rangent dans des groupes dérivés des catégories du catalogue : comptabilité (tenue de livres, taxes de vente), paie, feuillets des particuliers, et fin d'exercice (sociétés, fiducies, organismes). Si votre cabinet personnalise ses catégories, les groupes suivent.
Cas particulier assumé : les calendriers d'acomptes (acomptes provisionnels des particuliers, acomptes TPS/TVQ) génèrent bel et bien des tâches datées, mais ils sont exclus des grilles Suivi. Ce sont des rappels de paiement, pas un flux de production à faire progresser étape par étape; ils vivent sur le tableau des tâches et le calendrier.
Ce que le cabinet y gagne
- La vue maîtresse : ce qui est en retard, ce qui s'en vient et qui en est responsable, service par service, sans compiler quoi que ce soit.
- La relance efficace : une tâche marquée bloquée (en attente du client) reste visible dans la grille avec sa raison; l'excuse « on attendait après lui » devient une information de gestion datée.
- La charge d'équipe : la colonne responsable montre la répartition réelle du travail d'un service.
- Le même chiffre partout : le Suivi lit les mêmes tâches que le tableau, le calendrier et les rapports; il ne peut pas raconter une autre histoire.
Pour passer à l'action
- Suivre les échéances d'un service dans Suivi : la grille, les filtres et le mode retards, étape par étape.
- Voir les échéances sur le calendrier : les mêmes tâches, en vue mensuelle.
- Comprendre les échéances fiscales : d'où viennent les dates affichées dans la grille.